Работа даже самой маленькой организации или предприятия невозможна без канцелярских товаров. Для заключения договоров, заказов материалов, учета имущества и произведенной продукции требуются письменные принадлежности, бумага, дополнительные приспособления. Большая часть этих изделий относятся к расходным материалам, поэтому их требуется регулярно списывать и закупать новые ресурсы.
Списание канцелярских товаров израсходованных на нужды организации, оформляется специальным актом.
Законодательство не устанавливает специальных бланков для этой процедуры. Документальное оформление списания канцтоваров допускается составлением акта в свободной форме. Практически такое решение имеет некоторые неудобства для подотчетных лиц – ведь для составления официального документа приходится тратить усилия, на приведение его в надлежащий вид. Это обстоятельство легко решается разработкой и утверждением у руководителя организации соответствующего шаблона. Тогда, при необходимости списания канцтоваров в бюджетном учреждении или какого-либо предприятия, надо будет лишь заполнить готовый бланк. Это значительно упростит процедуру и сэкономит время на оформлении документации.
Определение канцелярских товаров достаточно расплывчато и иногда вызывает сложности, например, при необходимости списания калькулятора по причине поломки. Если взять указание Инструкции № 157н (пункт 118), в ней указаны следующие канцелярские принадлежности:
Дополнительных разъяснений в нормативной документации нет. В некотором роде канцтовары можно определить как средства для ведения документации, но товароведы причисляют к этой категории чертежные и школьные принадлежности (с пеналами и портфелями) и оргтехнику (в том числе и калькуляторы). Списание бумаги в бюджетном учреждении обычно не составляет труда, но кроме этих изделий, в предлагаемый список следует включить штемпельные подушки, печати, папки, и многие другие товары.
Вызывает затруднения и отнесение канцелярских принадлежностей к основным средствам или материально-производственным запасам предприятия (МПЗ). К позиции материальных запасов относятся изделия, срок службы которых составляет меньше года, а такие предметы как органайзеры, дыроколы, ножницы, подставки под папки, калькуляторы, принтеры и многое другое, служит гораздо дольше.
Бывают и другие затруднения, списать печать в бюджетном учреждении просто так нельзя. Чтобы списать пришедшее в негодность клише, создается комиссия, которая уничтожает изделие так, чтобы оно не могло быть использовано в дальнейшем.
Каучуковые штампы режутся на кусочки, деревянные сжигают. Факт уничтожения подтверждается актом.
В случае возникновения подобных вопросов, следует брать информацию из Общероссийского классификатора видов экономической деятельности, продукции и услуг ОК 004-93.
Любые расходы организации должны подтверждаться документально. Приобретая те или иные письменные принадлежности, приспособления, оргтехнику, предприятие расходует на них деньги. Если не списывать потраченную бумагу, карандаши, ручки, в сведении итогов эта сумма пропадет. Поэтому приходится сначала оприходовать приобретение канцтоваров, потом списывать. Сам процесс проходит в три этапа:
Если решать, на какой счет отнести канцтовары, то следует определить, относится ли данный конкретный предмет к основным средствам или материальным запасам. Предметы, имеющие срок использования менее года и стоимость менее 10000 рублей, относят к материальным запасам. Их списывают сразу после выдачи. Более дорогие изделия относятся к основным средствам, поэтому бухгалтеры должны учитывать амортизацию при их использовании. По окончании расчетного периода их можно списать. Только учитывая стоимость, можно списать калькулятор в бюджетной или иной организации.
На вопрос кому можно применять акт о списании и как списывать канцтовары в бухгалтерском учете юристы отвечают, что этот документ подойдет любому предприятию. Его могут применять крупные организации, представители среднего и малого бизнеса. Никакой разницы при использовании разных систем налогообложения нет.
Очень многие организации при указании своих расходов предъявляют документы о покупке канцелярских товаров. Это совершенно неверный подход, потому что налоговики имеют полное право выписать штраф за подобную отчетность. Для работников налоговой службы требуется документации о списании канцтоваров в бухучете.
После предъявления акта о снятии товарно-материальных ценностей с учета, документация приобретает статус легитимности для службы налогов и сборов. Это основное понимание, когда и как правильно списать канцтовары. Опытные специалисты по бухучету рекомендуют составить график для списания.
Акт для списания канцтоваров дает возможность предприятию уменьшить налогооблагаемую базу, поэтому пренебрежительное отношение к его заполнению нежелательно. При выдаче необходимого количества МПЗ для нужд подразделения, требуется оформить передачу товарно-материальных ценностей требованием-накладной, с перечислением предметов и указанием их количества.
После передачи необходимо создать комиссию в количестве 2 человек или более. Это могут быть руководитель организации и работник бухгалтерии. Назначение утверждается приказом по организации. При оформлении акта требуется решить, на какой счет списать канцтовары. Это может быть проведено как списание основных средств производства (касается предметов стоимостью более 10 тыс. руб.), или как материально-производственных запасов.
Составляется акт (или заполняется готовый шаблон), все наименования списываемых предметов фиксируются. Причиной списания канцтоваров в акте можно указать внутренние нужды. Для бухучета специалисты советуют использовать счета № 10 (материалы), 44 (расходы на продажу), 26 (общехозяйственные расходы) и т. д. Стоимость рекламной продукции (ручки, блокноты, ежедневники, календари с логотипом компании) тоже можно отнести к прочим расходам.
Через три рабочих дня подотчетное лицо должно представить отчетность и подтверждающую документацию.
Акты для списания канцелярских товаров и других товарно-материальных ценностей составляются просто. Верхний левый угол заполняют наименованием организации, указывают ее адрес. С правой стороны ставится «Утверждаю», оставляется место для подписи, вносится расшифровка подписи директора, дата составления.
Ниже по центру размещается название документа «Акт на списание ТМЦ за…», и указывается период.
В самом документе пишется кор. счет, вписываются члены комиссии. Указывается причина списания канцтоваров и что написать зависит от их цены.
Далее идет перечисление списываемых ресурсов. Перечень лучше оформить таблицей, так он будет лучше читаться. В таблицу вносят:
Нижняя строка отводится под итог, где указывается окончательная стоимость канцелярских товаров. В нижней части члены комиссии подписываются, с указанием должности и расшифровкой подписи. Это основные сведения, которые следует вносить в акт списания товарно-материальных ценностей.