Бумага для печати и письма составляет не меньше половины производства бумажной продукции в России. Целлюлозно-бумажная промышленность —третий по величине потребитель энергии, который использует больше воды для изготовления тонны продукции, чем любое другое производство. А также является одним из крупнейших мировых источников выбросов парниковых газов.
Особенно большой расход приходится на бумажные версии документов в офисах. Руководство компаний бумажную продукцию относит к расходным материалам. Если провести расчет затрат на бумагу, то становится понятно, куда уходит большая часть средств, выделяемых на канцтовары. Но сделав всего несколько шагов, направленных на сокращение расхода бумаги, можно не просто сэкономить деньги, но и сберечь леса от вырубки.
Согласно исследованиям, расход бумаги на человека, занимающегося офисной работой, составляет 45 листов в день, а это не менее 5 вырубленных деревьев в год. Сотрудники мало задумываются о том, как экономить бумагу. Ведь расходы на закупку канцтоваров им не приходится выделять из личных средств.
В результате распечатываются черновики приказов, многие из бумажных документов оказываются невостребованными и утилизируются, рассылаются письма, которые никто не читает. А кто-то даже использует чистые листы, чтобы разложить на них свой обед. Если же получится уменьшить расход бумажной продукции, это окажет положительное влияние на окружающую среду и поможет сэкономить фирме деньги.
Преимущества экономии бумажной продукции:
Но если вас мало волнует забота о природе, подумайте, сколько расходуется денежных средств на бумажную продукцию в вашем офисе и прибавьте дополнительные затраты на печать — чернила для картриджа, амортизацию техники.
В последние годы стали популярны в цивилизованном мире безбумажные офисы, где использование печатной продукции сведено практически к нулю. Оптимизация расходов печати позволяет сэкономить деньги и повысить безопасность хранения документов, которые надежно сохраняются на электронных устройствах.
И если в ваших планах сократить расходы на офисные принадлежности, применяйте следующие советы по экономии бумаги.
1. Используйте двустороннюю печать
Если распечатываются инструкции для сотрудников, внутренние приказы, предписания, необязательно такие документы печатать на одной стороне бумажного листа. Если будете использовать двустороннюю печать, расход бумаги в офисе уменьшится вдвое.
2. Проверяйте документы на ошибки перед печатью
Убедитесь, что текст полностью откорректирован и сделан в нужном формате, прежде чем его распечатать. Иначе вам придется перепечатывать листы с ошибками или полностью весь текст, если окажется, что шрифт не того размера или сделали неправильно отступы от краев страницы.
3. Повторное использование макулатуры
В офисе обычно выбрасывается много документации, утратившей актуальность. Как правило, эти листы заполнены только с одной стороны. Вместо того чтобы отправлять на утилизацию ненужные документы, лучше разрезать их на несколько частей и раздать сотрудникам, чтобы использовали для заметок. Поначалу этот шаг может показаться незначительной экономией, но со временем вы его оцените по достоинству, когда сократятся расходы на блокноты, стикеры, блоки для записей.
4. Храните все документы в электронном виде
Значительное сократится расходование бумажной продукции, если не будете распечатывать все документы, которые требуется архивировать. Создавайте резервные электронные копии, используйте место в облачном хранилище, если опасаетесь за потерю важных данных. Хранение документации в цифровом формате поможет как сэкономить на печати средства, так и время на распечатку, а также место для хранения бумажной документации.
5. Сократите поток бумажной документации с партнерами, клиентами, банками
Вместо отправки печатных запросов на покупку и заказы продукции переключитесь на электронные транзакции. Откажитесь от бумажных чеков, счетов, перейдите на интернет-банкинг. Вместо почтовых рассылок пользуйтесь электронной почтой. Рассмотрите возможность использования программного обеспечения для электронной подписи, чтобы свести к минимуму необходимость подписывать и пересылать документы по почте или факсом. Забудьте поговорку чиновников и бюрократов: «чем больше бумаги тем чище…». В современных реалиях она уже неактуальна.
6. Проводите деловые мероприятия в цифровом режиме
Откажитесь от составления бюллетеня запланированного мероприятия и разошлите сотрудникам электронные письма с приглашением на конференцию. Если нет возможности пригласить кого-то по e-mail, не забывайте о традиционных альтернативах — можно воспользоваться телефоном или просто зайти в кабинет и сообщить о мероприятии.
Размещайте правила внутренней политики компании на корпоративном сайте, куда установите доступ всем работникам. Проводите встречи в электронном формате без бумажных протоколов. Для презентаций приобретите проектор, на котором будет происходить показ слайдов и других презентационных материалов.
7. Мотивируйте работников сокращать количество печатной документации
Ведите анализ расхода бумаги для измерения количества печатных копий, за которые ваши работники будут отчитываться каждый месяц. Это знание будет мотивировать их сокращать расходы на распечатку личных документов и создание ксерокопий для своих нужд. Проводите конкурсы по продвижению меньшего количества печатных изданий с поощрением самого экономного работника месяца. Проведите также конкурс среди сотрудников на тему: «Как мы можем экономно использовать бумагу» и наградите самого креативного участника.
Если вас волнует экономия бумаги в офисе, то печатать как можно меньше — это очевидный выбор. Когда для печати нужно только лишь сделать пару кликов мышью, а принтер находится на расстоянии вытянутой руки, возникает соблазн распечатывать все подряд.
Остановитесь на миг и подумайте, действительно ли вам необходимо распечатать инструкцию, чек или документ. Если распечатанные материалы через некоторое время планируется отправить в урну, лучше удержитесь от печатания и найдите другой способ донесения информации до адресата.